Sharepoint Online on muutunud taas sammuke mugavamaks – seekord dokumentide malli loomise ja haldamise osas. Nimelt on modernse dokumenditeegi “Uus” (New) menüüsse juurde tekkinud valikud:
- Redigeeri menüüd Uus (Edit New menu)
- Lisa mall (Add template)
Neist esimene avab lehe paremas servas menüü, kust on võimalik määrata milliseid valikuid “Uus” menüü all välja kuvatakse:
Varem oli “Uus” menüü all vaikimisi võimalik valida kausta ja Office failide loomist ning ka lingi lisamist. Uuendusega on võimalik dokumenditeeki paindlikumalt seadistada vaid määratud failide loomiseks. Valikus olevaid malle saab peita ja nende järjestust vastavalt soovile muuta.
Kui dokumenditeegis on sisse lülitatud sisutüüpide haldus “Kas soovite sisutüüpide haldamist lubada?” (Allow management of content types), kuvatakse Uus menüü all aktiveeritud sisutüübid:
Sisutüüpe kuvati seal menüüs ka varem, kuid nüüd on lihtsam võimalus neid kuvada või peita. Varem pidi dokumenditeegi seadete alt vastava sisutüübi kuvamist seadistama.
Kuid palju olulisem uuendus on valik “Lisa mall” (Add template), mis võimaldab dokumendi malli üles laadida ning see ilmub koos sisutüüpidega samuti “Uus” nupu valikusse:
Kui nüüd uuesti valida “Redigeeri menüüd Uus” (Edit New menu), saab üles laetud dokumendipõhjale määrata ka sisutüübi:
Selliselt on mallist loodav uus dokument juba õige sisutüübiga. Varem sai dokumendi malli siduda vaid ühe kindla sisutüübiga. Ja väga sageli loodi iga vajaliku malli jaoks eraldi sisutüüp, mis ei olnud mõistlik ega loogiline.
Mallide kasutamine hõlbustab oluliselt uute dokumentide loomist, kuna võimaldab aluseks võtta ettevalmistatud dokumendipõhja. Lisame siia juurde veel võimaluse dokumendimallis ära kirjeldada sisutüübiga seotud metaandme väljad ja dokumendi loomine on sama lihtne kui vormi täitmine.
Küsi lisainfot dokumendimallide loomise ja võimaluste kohta
Viide Microsofti blogi artiklile: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Announcing-new-file-template-management-for-document-library/ba-p/238374