Meil on 10+ aastat ekspertkogemust äriprotsessidel põhinevate Microsofti tarkvara ärilahenduste loomisel. Meie missiooniks on luua lahendusi, mis lihtsustavad oluliselt meie klientide infohaldusprotsesse.
Meie klientideks on peamiselt ettevõtted Baltikumist ja Skandinaaviast.
“Ootame sind liituma ettevõttega, mis on väike aga võimas ja kus sõna “Legacy” on ainult actionfilmi pealkiri,” Mihkel Moorats, ShareCloudi tegevjuht.“
Andmete varundamine ehk andmete back-up on teema, millele tasub mõelda pigem varem kui hiljem, sest nii väldid andmekadu ja planeerimata kulusid. Samuti tasub seda teha ka Microsoft 365 (Office 365) kasutajatel. Selles blogipostituses kirjutame sellest, mida saaksid juba täna selleks teha, et kaitsta ja kindlustada oma ärikriitilised andmed.
Kas andmete varundamine on vajalik?
Jah, on, sest sel on otsene seos raha ja kuludega olenemate sellest, kas andmekao põhjuseks oli vargus, force majeure või lihtsalt üks tass head kohvi, mille hooletusest arvutile kummutasid.
Iga andmekadu toob endaga kaasa otsesed ja kaudsed kulud. Varukoopia olemasolul saad andmed hõlpsasti taastada, kuid selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud. Erinevatest levinud andmekao põhjustest leiad ülevaate allpool.
Kas Sinu (ettevõtte) andmed on varundatud?
Ilmselt vastad sellele küsimusele “jah”, Microsoft tegeleb sellega, sest oled ju Microsoft 365 kasutaja. Tegelikult on vastus “ei”, kuna SaaS (Software as a Service) teenusepakkuja (nagu ka Microsoft), vastutab selle eest, et töövahendid ja nende kasutamist võimaldav infrastruktuur oleksid töökorras ja kaitstud.
Andmed ja nende turvalisus on Sinu vastutusala. Vastavalt Microsofti jagatud vastutuse mudelile (Microsoft’s Shared Responsibility Model) on andmete haldamine, ärikriitiliste andmete kaitse kasutaja või kliendi enda vastutus.
Kas OneDrivest ja failide arhiveerimisest siis ei piisa?
Oluline on meeles pidada, et isegi kui paljud Microsoft 365 sisseehitatud funktsionaalsused jätavad mulje andmete varundamisest, siis tegelikult ei ole see nii lihtne.
Microsoft OneDrive hoiab küll koopiat kasutaja failidest Microsofti pilves, aga see ei ole andmete varukoopia. Tegelikult kui kasutaja fail on kustutatud või pahavara poolt kahjustatud, siis kajastub see automaatse sünkroniseerimise tulemusel ka OneDrive’is. Ehk siis algfaile ei ole võimalik enam taastada, kuna neid ei eksisteeri või need on krüpteeritud.
Andmete varundamise definitsioon ütleb, et back-up on varukoopia, mida hoitakse eraldiseisvalt eraldi asukohas, et vajadusel selle abil kiirelt ja mugavalt andmed taastada. Varukoopia olemasolul saab andmed taastada, selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud.
Kui soovid lugeda lisaks, kuidas jaguneb vastutus Sinu ja Microsofti vahel, siis saad seda teha SIIN.
Pea meeles: Sinu andmed on Sinu vastutus.
Juurutuse tüübist olenemata lasub vastutus järgmiste komponentide osas alati Sinul:
andmed;
lõpp-punktid;
konto;
juurdepääsuhaldus.
Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.
Järgnevalt tutvustame seitset kriitilist põhjust, miks tuleb andmeid varundada. Millised on need tahtmatud või tahtlikud olukorrad, mis võivad põhjustada andmekao ja sellega kaasnevad kulud.
Ekslik kustutamine: see on enimlevinud Microsoft 365 andmekao põhjus. Olenemate sellest, kas see juhtus tahtlikult või tahtmatult, on andmed kogu võrgus kustutatud. Varukoopia olemasolu võimaldab taastada Exchange või Microsoft 365 kasutaja ja andmed serveris.
Ebakõlad ja puudujäägid andmete säilitamise põhimõtetes (retention policy gaps and confusion): Microsoft 365 säilitamise põhimõtted on töötatud välja selleks, et aidata organisatsioonidel ja ettevõtetel täita seadusandlusest, normidest ja sisemistest kokkulepetest tulenevaid nõudeid; need ei ole varukoopiad. Kõiksugu säilitamise põhimõtete järgimine ning haldamine on keerukas ülesanne. Andmete varundamine on andmete säilitamise viis, mis on turvaline ja eraldi salvestuskohas hoitud, et vajadusel võimaldada kiire andmete taastamine.
Sisemised turvariskid: äririskidest rääkides peetakse sageli silmas väliseid riske ja andmete kaitset nende vastu. Siiski seisavad paljud ettevõtted silmitsi ka sisemiste turvariskidega. See probleem on tegelikult palju aktuaalsem kui sageli arvama kiputakse. Õige back-up lahenduse korral vähenevad märkimisväärselt andmekao ja hävimise võimalikud riskid ning ka sellega kaasnevad kahjud.
Välised turvariskid: pahavara areneb pidevalt ning kurikaelad leiavad uusi võimalusi, kuidas tungida ligi ettevõtte andmetele. Sageli järgneb küber-rünnakuga ettevõtte andmete massiline krüpteerimine. Andmete varundamine võimaldab sellisel juhul taastada andmed rünnakule eelnenud kujul.
Juriidilised nõuded ja vastavusnõuded: Microsoft 365’te on küll sisse ehitatud hulk funktsionaalsusi (nt eDiscovery), kuid kolmandate osapoolte poolt pakutavad varunduslahendused on loodud spetsiaalselt sellel eesmärgil. Need võimaldavad otsida ja leida vajalikke andmeid varukoopiast ning taastada vajalikud andmed kiiresti, et tagada vastavus kõigi nõuetega.
Postkastide haldus ja migreerimine: postkastide migreerimine MS365 keskkonda ja haldus hübriid-keskkondades nõuab samuti hoolikat andmete varundamist, hoolimata andmete alg-asukohast.
Teamsi andmestruktuur: Microsoft Teamsis andmete salvestamise arhitektuur on palju keerukam, kui me arvata oskame. See tähendab, et Teamsi andmed ei salvestu ainult rakenduses endas, vaid Teamsi genereeritud andmed paiknevad teistes rakendustes nagu Exchange Online, SharePoint Online ja OneDrive. Selles kontekstis on andmete adekvaatne kaitse äärmiselt oluline.
Kuidas saaksin oma andmeid kaitsta?
Selleks on mitu võimalust, esiteks võid leida ise lahendused ja võimalused, kuidas andmed oleksid korrektselt varundatud. Teine võimalus on selleks kogemustega partner, kes omab pidevat ülevaadet turul pakutavatest lahendustest, on neid testinud ja kasutanud ning oskab soovitada just Sinu vajadustele sobiva.
ShareCloudis omame pikaajalist kogemust erinevate teenusepakkujatega ning oleme tänaseks valinud välja järgmised: VeeAm ja N-Able.
Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.
Eelmises blogipostituses alustasime algusest ehk siis sellest, mis on SharePoint Online ja milleks seda kasutatakse. Seekord läheme teemaga edasi ja jagame praktilisi nõuandeid ja soovitusi, kuidas kasutada SharePointi dokumendihaldusena veel efektiivsemalt.
Säästa aega
Failide ja dokumentide saatmine e-kirja teel on ajamahukas ja ei võimalda teha koostööd parimal võimalikul viisil. Pilve-põhine failihaldustööriist SharePoint Online (edaspidi SPO) seevastu loob selleks vajalikud võimalused. Kui Sa juba oled Microsoft 365 (endise nimega Office 365) kasutaja, siis saad seda kasutada osana oma valitud paketist.
Nii säästad aega ja ei pea enam faile edasi-tagasi e-mailiga saatma, sest kõik on kõigile alati pilves olemas ja kättesaadav.
Otsi targalt
SharePointiga töötamisel võiksid end kindlasti viia kurssi põhimõtetega, kuidas sealne failiotsing ja otsinguriba töötavad. Kui Sulle tundub, et soovitud faile on raske üles leida, siis küsi endalt, kas oskad otsingut hästi kasutada?
Vaatame lähemalt, mida saad SPOs otsida ja mida mitte?
Kui kasutajal puuduvad õigused dokumendiga nägemiseks, siis ei kuvata seda faili ka tema otsingutulemustes; seega tasub alati kontrollida, kas vajalikud õigused ja ligipääsud on olemas.
Kui kõik õigused on olemas, siis peaksid vajaliku faili leidma lihtsat otsingut kasutades hõlpsasti üles.
SharePointi otsing otsib vasteid nii pealkirjadest, dokumendi sisust kui ka nende metaandmetest.
Otsingus saab kasutada ka AND ja OR tehtemärke, et otsingut täpsustada
Pea meeles: otsing teostatakse ainult Office ja PDF failide sisust. Otsing faili sisust ei toimi piltide, PDF (kui sisu on pildina) ja muude vähem tuntud failide puhul.
Dokumentide ja failide järjepidev nimetamine on ilmselt paras igapäevane väljakutse nii Sulle kui ka Sinu kolleegidele. Efektiivsele failihaldusele aitab kaasa süsteemsus ja kokkulepitud põhimõtete ühine jälgimine.
Kui SPO failikaust on ühises kasutuses, siis tasub jälgida, et samu failinimesid ei kasutataks korduvalt. See võimaldab erinevatel dokumentidel hõlpsamini vahet teha ja neid otsinguga/otsingus paremini üles leida. Mida rohkem sama nimega duplikaate on failidest, seda suuremad on võimalused segaduse tekkeks ja ka võimalikeks andmekadudeks.
Failide nimetamisel väldi üli-pikkasid nimetusi. Pikem selgitus ja täpsustus faili kohta lisa parem eraldi metaandmetesse. Selleks lisa dokumenditeeki juurde veerg ‘Mitu tekstirida’.
Hoia alati failist ühte koopiat. Sharepoint hoolitseb taustal selle faili kõikide versioonide säilimise eest. Kui peaks olema vaja varasemat versiooni, saab seda lihtsasti vaadata või taastada.
Pea meeles:isegi kõige lihtsamad ühiselt kokkulepitud põhimõtted dokumentidega töötamisel toetavad Sind ja Sinu tiimi igapäevatöös ning aitavad hoida kokku tarbetuid klikke failide vahel navigeerides ja seda “õiget” otsides.
Pane pildiotsing tööle
Piltide märgistamine viidetega ehk tagidega võimaldab Sul ka pilte otsinuga hästi üles leida. Kui sa ei ole lisanud piltidele tage, siis võib tekkida olukord, et SPO lisab need Su piltidele automaatselt ja nii kuvatakse neid ka otsingus.
Piltide tag’ide uuendamine on automaatne protsess ning võib juhtuda, et automaatse uuenduse käigus kirjutatakse varasemad tagid üle.
Käsitsi märgistatud piltide tage ei kirjutata kunagi automaatselt üle. Seega võid kindel olla, et info on adekvaatne ja otsing töötab selles osas laitmatult.
Pea meeles: märgista pildid vajalike tagidega, nii võid olla kindel, et Su pildifailid on korrektselt kättesaadavad ja otsinguga kiirelt leitavad.
Seadista töövood
Ilmselt tegeled igapäevaselt ka failidega, mille laiemaks avaldamiseks on vajalik eelnevalt nende sisu üle vaadata ja kinnitada. Sellisel juhul on Sulle abiks kinnitamise töövoog (PowerAutomate).
Alati saad vaadata failide sisu üle ka manuaalselt enne avaldamist. Kuid seda saab teha ka lihtsamalt.
SPO võimaldab seadistada kindla töövoo sisu ülevaatamiseks ja kinnitamiseks, mis muudab kogu protsessi kõigile kiiremaks ja mugavamaks. Nii saad olla alati kindel, et laiemale kasutajaskonnale avaldatud faili sisu on selleks sobilik ja kõigi seotud vajalike inimeste poolt kinnituse saanud.
Lukusta tundliku sisuga ja salajased dokumendid
Kui Sinu failikaustadel on väga lai kasutajaskond, kes paigutub ka organisatsiooni struktuuris erinevatele tasemetele, siis turvalisuse seisukohast on mõistlik lubada teatud failide kasutamine vaid tippjuhtidele ja keskastmejuhtidele (või tiimijuhtidele).
Pea meeles:
Lukusta tundlikku sisu sisaldavad dokumendid, et vältida nende muutmist, ülekirjutamist või kustutamist erinevate tiimiliikmete poolt.
Kuidas seda teha?
– Ava soovitud dokumenditeek, siis ava Saidi sätted (Site Settings), Saidikogumi funktsioonid (Site Collection Features) alt leiad Kohapealne säilikuhaldus (In Place Records Management), aktiveeri see.
– Liigu tagasi valitud dokumenditeeki, kus asuvad failid, mida soovid lukustada. Kliki Teegi sätted (Library Settings), vali Kirje deklareerimissätted (Record declaration settings), märgi aktiivseks valik Luba alati kirjete käsitsi deklareerimine (Always allow the manual selection of records).
– Fail lukustamiseks tee veel järgmist: Mine tagasi soovitud failide juurde valitud failikogus või kataloogis. Vali fail, kliki kolmel punktil ja ava Rohkem -> Nõuetele vastavuse andmed (More -> Compliance details) ja klõpsa lingil Deklareeri kohapealse säilikuna (Declare as an in-place record).
See lukustab faili muudatustele ja seda ei saa keegi omavoliliselt edaspidi muuta. Muudatust kuvatakse ka sümbolina vastava failinime juures.
Kas teadsid, et SPO võimaldab automatiseerida lukustusfunktsioon ka töövoo lõpus või peale dokumendi kinnitamist? Nii peavad kasutajad dokumendiga töötamisele vähem aega kulutama. Samuti on võimalik automaatne failide lukustamine ka näiteks siis, kui dokumendid on tõstetud näiteks finantstarkvarast SharePointi arhiveerimise eesmärgil.
Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.
SharePoint Online on Microsofti poolt loodud digitaalne tööriist sisu, materjalide ja rakenduste jagamiseks ja haldamiseks. Selle toetab meeskonnatööd, aitab leida vajamineva info ning teha koostööd nii organisatsiooni sees kui ka sellest väljaspool.
SharePoint Microsoft 365 (Office 365) paketis
Tegemist igas suuruses ettevõtetele pilvepõhise lahendusega, mida majutab Microsoft. See lahendus ei eelda SharePoint Serveri paigaldamist Sinu serverisse, vaid piisab Microsoft 365 (endise nimega Office 365) või SharePoint Online eraldiseisva teenuse tellimisest. Sinu meeskond saab luua sisulehti, et luua, hallata ja jagada faile ja infot kolleegide, partnerite ja klientidega. Vaata SharePointi tutvustavat videot.
Microsoft 365 pakettide kohta leiad lisainfot SIIT.
Milleks SharePoint Online mõeldud on?
Microsoft SharePointi saavad kasutada nii PC, Maci, kui ka mobiilsete seadmete kasutajad.
Selle abil saad teha järgmist:
ehitada siseveebi lehti ning luua sinna sisulehti, failikogusid ja nimekirju;
lisada erinevaid veebikomponente (tekstid, pildid jms) vastavalt oma vajadustele;
kuvada olulisi visuaale, uudiseid, uuendusi tiimi- või suhtluslehtedel;
avastada, jälgida, otsida sisulehti, faile ja inimesi üle terve organisatsiooni;
hallata oma igapäevast töörutiini kasutades töövooge, vorme ja nimekirju;
sünkroniseerida ja hoida oma faile pilves mugavaks koostööks;
olla kõigega toimuvaga mobiilirakenduse abil alati kursis.
Vaata ka lehe loomist tutvustavat lühivideot SIIN.
Microsoft SharePoint avaleht on kui Sinu personaalne veebilehitseja avaleht, kust leiad erinevad SharePointi lehed ja portaalid, saad lugeda uudiseid ning leida vajalikke materjale.
Täpsemalt:
News (Uudised) lehed koondab värskemad uudised ja uuendused lehtedelt, mida Sa tihti külastad või jälgid;
Frequent sites (Lemmikud) kuvab nende lehtede sisu ja tegevusi, mida sageli külastad.
Suggested sites (Soovitatud lehed) kuvatakse vastavalt Sinu hiljutistele otsingutele ning Microsoft Graph soovitustele (eeldab, et Microsoft Graph on administraatori poolt lubatud);
Otsing: trüki otsinguribale lehe, faili, inimesi nimi ning vali vastustest sobivad, et neid lähemalt vaadata;
Following (Jälgin) kuvab kõiki lehti (näiteks nagu sinu tiimi leht või mõne muu alamüksuse leht, kellega oled seotud). Selleks, et lehte jälgida, vali lihtsalt ikoon lehe nime kõrvalt;
Recent (Hiljutised) näitab Sulle lehti, mida oled hiljuti külastanud;
Saved (Salvestatud) kuvab sulle postitusi või uudiseid, mille oled salvestanud hilisemaks lugemiseks. Selleks kliki Salvesta hilisemaks ikoonil postituse lõpus.
Featured links (Olulised lingid) kuvab Sulle lehti, mida Sinu ettevõte on soovinud fookusesse tõsta.
Kõige ülaltooduga saad lähemalt tutvuda ka SIIN videos.
Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.
SharePoint on loodud koostööks ja koos töötamiseks. Järgnevalt lühike ülevaade sellest, mida saad selle abil veel teha.
Loo ja jaga faile ja failikatalooge
Microsoft SharePoint dokumendikogus saad luua uusi faile, laadida üles oma faile ning jagada neid mugavalt ka teistega. Vaata videost lähemalt.
Sünkroniseeri faile ja kaustu
Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid oma Microsoft 365 või SharePoint lehtede failikogudega. Nii on need alati Su arvutis olemas, isegi siis kui oled offline ja Sul puudub internetiühendus. Vaata videostlähemalt.
Taasta jagatud failikaustu
Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid omajuhul kui suur hulk Su Microsoft SharePointi või Teamsi faile peaks saama kustutatud, ülekirjutatud, kahjustatud või pahavaraga nakatatud, siis saad hõlpsasti taastada kogu failikogu eelneva versiooni. Vaata videot!
Tööta failidega neid alla laadimata
OneDrive Files On-Demand lahendus võimaldab Sulle ligipääsu oma SharePointi failidele ilma neid oma seadmesse alla laadimata. See võimaldab säästa ruumi seadme kõvakettal. Vaata videot!
Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.
Kinnitamine Sharepointis on üks enim küsitud ja kasutatud funktsionaalsus. Olgu selleks siis dokumentide, vormide või muude avalduste kinnitamine. Kinnitamist tüüpiliset tehakse dokumenditeegis või loendis. Loendid on Sharepointis alati olnud üks võimas tööriist erinevat tüüpi info hoidmiseks ja haldamiseks. Viimastel aastatel on Microsoft sellesse panustanud märkimisväärselt. Microsoft Lists on nüüd juba mõnda aega ka eraldi teenusena olemas ning osa Office 365 pakettidest.
Loendite kohandamine ja kujundamine on selgelt üks viimase aja põnevamaid funktsionaalsusi, millega oma andmed elama panna. Nüüd on lisandunud ka võimalus loendi vaatest määrata listi kirjete väljade väärtusi. See võimaldab näiteks teha kuluaruannete loendi ning lasta need kinnitada otse loendi vaates:
Kinnitamine
Kinnitaja saab lihtsasti näha kinnitamise ootel olevaid üksusei ning ühe klikiga kas kinnitada või keelduda. Kliki peale muudetakse üksuse staatust vastavalt Kinnitatud või tagasi lükatuks. Sharepointi versiooniajalugu jätab igast muudatusest (kinnitamisest) jälje maha ning nii saab ka tagant-järele näha kes, millal ja mida on kinnitanud. Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.
Teeme järele – selleks lisa oma loendisse uus valik tüüpi veerg nimega ‘Staatus‘:
Määrame valiku variantideks:
Ootel
Kinnitatud
Tagasi lükatud
Lisa veel üks veerg nimega ‘Kinnitamine‘ ning vali selle veeru tüübiks ‘Üks tektirida‘:
Ja viimaseks – lisame Kinnitamine veerule vormindamise:
Selleks vali vormindamise paneelis ‘Täpsem reziim’, kus saad määrata JSON-i, mis vajalikud kinnitamise nupud tekitab:
Ühe põneva uuendusena on loenditesse lähi-kuudel tulemas ka ‘Board-view’, ehk listi üksuseid saab kuvada Kan-Ban vaates tulpadena. See vaade on sageli kasutusel tööde ja ülesannete planeerimisel, kus saab mugavalt töid vastavalt staatusele õigesse tulpa edasi nihutada. Näide Microsfti enda demost:
Kokkuvõtteks
Kinnitamine Sharepointis sõltub hästi suuresti konkreetsest ärivajadusest ning selle lahendamiseks on päris mitmeid võimalusi. Alates lihtsatest kinnitamistest loendi või dokumenditeegi vaates (nagu käesolevalt vaatasime) kuni keeruliste mitme-tasemeliste kinnitamisteni Power Automate või custom lahendustes.
Anna meile teada, kuidas õnnestus kinnitamiste rakendamine listides ja dokumenditeekides? Kas tahaksid midagi täpsustada või teistmoodi teha? Anna meile julgelt teada ja võta ühendust 🙂